TATA USAHA

TATA USAHA

Ditinjau dari asal katanya: “Tata Usaha” terdiri dari kata “Tata” dan “Usaha”, masing-masing memiliki perngetian: “Tata” adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan “Usaha” ialah energi/tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud/tujuan.

Jadi menurut arti kata, “Tata Usaha” ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

Dalam Kamus Bahasa Indonesia: “Tata Usaha” ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan “penata usaha ialah” orang yang menyelenggarakan tata usaha.

Tata usaha adalah adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996).

Sedangkan menurut Moch. Rifai (1987: 51) dalam Baharudin (2004: 215) administrasi tata usaha adalah salah satu kegiatan administrasi pendidikan di sekolah. Dalam bahasa Inggris istilah tata usaha di sebut dengan “clerical work” office menegement or recording and report system. Yang mengandung pengertian yaitu kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan, penmgumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membentu pimpinan dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.

Selanjutnya The Lian Gie (1974: 176) menambahkan bahwa pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan meliputi sebagai berikut:

1.      Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

2.      Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan alat tulis tentang keterangan-keterangan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan,.

3.      Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keteranagn-keterangan dengan maksud menyajikan bentuk yang lebih berguna

4.      Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan

5.      Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain.

6.      Menyimpan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang aman.

Menurut Prajudi Atmosudirjo (1976: 159) kegiatan ketatausahaan meliputi: Perencanaan, koordinasi, pengendalian, monitoring dan evaluasi kegiatan ketatausahaan dan administrasi.

Tugas-tugas tata usaha :

1.      Menyusun program kerja ketatausahaan atau administrasi kelancaran (bulanan,triwulan, semesteran dan tahunan) dalam rangka  kegiatan ketata usahaan/ administrasi;

2.      Melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan/dana, sarana, administrasi ketatausahaan, kepegawaian dan statistik sekolah, sesuai dengan petunjuk atau pedoman dan peraturan yang berlaku untuk mencapai tujuan pelayanan administrasi yang baik;

3.      Mengelola tugas rutin ketata usahaan, antara lain: surat menyurat,inventarisasi, dokumentasi atau agenda, pembukuan keuangan, administrai kepegawaian dan sarana; Mengatur dan mendokumentasikan presensi pegawai, penyajian data statistik, pembuatan laporan rutina atau insidental, dan menghimpun data administrasi sekolah;

4.      Pegawai tata usaha dan teknisi dalam kelancaran pelaksanaan tugas sesuai tanggungjawab masing-masing

Ciri-ciri Tata usaha :

A.    Bersifat pelayanan mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan agar pekerjaan-pekerjaan lain dapat berjalan lebih efektif (facilitating function –service work)

B.     Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi tata usaha diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi

C.     Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi tata usaha dilakukan oleh pejabat tertinggi sampai pegawai ditingkat bawah lainnya, bukan hanya menjadi tugas pokok dari sekelompok pegawai saja

D.    Tatausaha tidak dapat berjalan sendiri atau terlaksana dengan sendirinya. Semua pekerjaan perkantoran harus direncanakan, diatur, disusun, diarahkan, dikendalikan dan disempurnakan oleh seorang pejabat pimpinan yang memikul tugas manajemen

Menurut Soebroto (1972: 49) Kegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari :

Administrasi kepegawaian Buku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Penggunaan format ini sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai /guru berkelangsungan.

Berdasarkan ketentuan perundang–undangan yang Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan disediakan :

1.      File Guru dan pegawai(Dokumen guru dan pegawai) Merupakan kumpulan data / berkas-berkas masing – masing guru dan pegawai seperti SK. Pengangkatan pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah, dll. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.

2.      Buku induk guru dan pegawai Merupakan buku yang berisi data–data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yang ada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll.

3.      Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat )
          Merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai. Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dankenaikanberkala.

4.      BukuDP3 Merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll.

5.      Buku DUK Merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah.

6.      Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai Merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukan oleh masing–masing guru dan pegawai.

7.      Buku cuti pegawai dan guru Merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang mengajukan cuti.Contoh Cuti Melahirkan, Cutibesar dll.

8.      Buku mutasi pegawai Merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaat dari buku ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan / mutasian dll.

9.      Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai Merupakan buku yang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan / seminar. Manfaat dari buku ini untuk mengetahui berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai.

10.  Rencana pengembangan SDM Merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing- masing urusan yang ada disekolah,ini tertuang didalam RAPBS.

11.  Analisis kebutuhan guru Yaitu untuk mengetahui berapa jumlah guru yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan. (Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ).

source :

http://tata-usaha.blogspot.co.id/2010/06/pengertian-tata-usaha.html

http://administrasiperkantoran-suprihatin.blogspot.co.id/2013/03/administrasi-tata-usaha.html

http://diluarpengetahuan.blogspot.co.id/2015/05/peran-dan-ciri-tatausaha-dalam-perkantoran.html

CLOUD COMPUTING

Definisi Cloud Computing

Cloud computing mungkin masih samar terdengar bagi orang awam. Tetapi keberadaan cloud computing di era digital kini sebenarnya telah terasa di tengah masyarakat dalam kehidupan sehari hari seperti penggunaan email dan juga media sosial.

Secara umum, definisi cloud computing (komputasi awan) merupakan gabungan pemanfaatan teknologi komputer (komputasi) dalam suatu jaringan dengan pengembangan berbasis internet (awan) yang mempunyai fungsi untuk menjalankan program atau aplikasi melalui komputer – komputer yang terkoneksi pada waktu yang sama, tetapi tak semua yang terkonekasi melalui internet menggunakan cloud computing.

Teknologi komputer berbasis sistem Cloud ini merupakan sebuah teknologi yang menjadikan internet sebagai pusat server untuk mengelola data dan juga aplikasi pengguna. Teknologi ini mengizinkan para pengguna untuk menjalankan program tanpa instalasi dan mengizinkan pengguna untuk mengakses data pribadi mereka melalui komputer dengan akses internet.

Jenis Layanan Cloud Computing

Berdasarkan jenis layanannya cloud computing dibagi menjadi 3 (tiga) macam, yaitu:

Software as a Service (SaaS) : Layanan yang menyediakan aplikasi jadi / siap pakai kepada End user. Ciri dari layanan ini adalah user tidak perlu membuat aplikasi, tidak perlu menyiapkan tempat dan juga infrastruktur. Contoh SaaS adalah gmail, ymail, facebook, twitter, dropbox. Atau yang berbayar seperti salesforce, office365, dsb.

Platform as a Service (PaaS) : Layanan yang menyewakan “tempat” untuk menjalankan aplikasi dari user. Tempat yang dimaksud seperti sistem operasi, database, framework, dsb yang merupakan wadah untuk berjalannya aplikasi. Ciri dari layanan ini adalah user tidak perlu melakukan maintenance dan tidak perlu menyiapkan infrastruktur. Sehingga user dapat tetap fokus membangun aplikasinya. Contoh Pass adalah Windows Azure, Amazon Web Service, GoogleApp Engine.

Infrastructure as a Service (IaaS) : Layanan yang menyewakan infrastruktur IT kepada user yang ingin membangun layanan cloud. Infrastruktur disini bersifat fisik, bisa berupa memory, penyimpanan, server, jaringan, dsb. Hal-hal seperti membuat aplikasi dan konfigurasinya diserahkan kepada user. Cloud provider hanya menyediakan infrastruktur berdasarkan request dari user. Ciri layanan ini adalah jika user ingin mengupgrade memory atau menambah server, user tinggal menghubungi provider kemudian provider akan menyediakan sesuai dengan permintaan. Contoh IaaS adalah Amazon EC2, Rackspace cloud.

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN CLOUD COMPUTING

KELEBIHAN CLOUD COMPUTING SISTEM :

Uraian mengenai keuntungan (sisi potensial) yang didapat dalam penggunaan Cloud Computing. Namun, secara spesifik, merujuk kepada (Thia, 2008) keuntungan Cloud Computing antara lain:

1.      Keuntungan bagi para pelaku bisnis adalah minimalisasi biaya investasi infrastruktur publik sehingga bisnis bisa lebih terfokus pada aspek fungsionalitasnya,

2.      Bagi application developer, layanan PaaS memungkinkan pengembangan dan implementasi aplikasi dengan cepat sehingga meningkatkan produktivitas,

3.      Bagi para praktisi yang bergerak di industri TI, hal ini berarti terbukanya pasar baru bagi industri jasa pengembangan teknologi informasi,

4.      Bagi pebisnis di bidang infrastruktur, hal ini merupakan peluang yang besar karena dengan meningkatnya penggunaan layanan SaaS ini akan meningkatkan penggunaaan bandwidth internet,

5.      Integrasi aplikasi dengan berbagai perangkat

KEKURANGAN CLOUD COMPUTING :

Merujuk kepada (Robbins, 2009), resiko yang harus dihadapi user dalam penggunaan Cloud Computing ini antara lain:

1.      service level, artinya kemungkinan service performance yang kurang konsisten dari provider. Inkonsistensi cloud provider ini meliputi, data protection dan data recovery,

2.      privacy, yang berarti adanya resiko data user akan diakses oleh orang lain karena hosting dilakukan secara bersama-sama,

3.      compliance, yang mengacu pada resiko adanya penyimpangan level compliance dari provider terhadap regulasi yang diterapkan oleh user,

4.      data ownership mengacu pada resiko kehilangan kepemilikan data begitu data disimpan dalam cloud,

5.      data mobility, yang mengacu pada kemungkinan share data antar cloud service dan cara memperoleh kembali data jika suatu saat user melakukan proses terminasi terhadap layanan cloud Computing.

Beberapa pertimbangan lain yang menjadi resiko Cloud Computing adalah:

v  Ketidakpastian kemampuan penegakan kebijakan keamanan pada provider

v  Kurang memadainya pelatihan dan audit TI

v  Patut dipertanyakan kendali akses istimewa pada situs provider

v  Ketidakpastian kemampuan untuk memulihkan data

v  Kedekatan data pelanggan lain sehingga kemungkinan tertukar

v  Ketidakpastian kemampuan untuk mengaudit operator

v  Ketidakpastian keberlanjutan keberadaan provider

v  Ketidakpastian kepatuhan provider terhadap peraturan.

Contoh Cloud Computing

LMD contoh perusahaan yang menerapkan Cloud Computing :

Lintas Media Danawa (LMD), anak perusahaan Lintasarta, perusahaan ICT terkemuka di Indonesia saat ini, membawa teknologi cloud computing ke Indonesia.jadi perusahaan ini melayani on demand cloud computing dan private cloud computing Di Indonesia.untuk biayanya juga tidak terlalu mahal yaitu untuk layanan on demand cloud computing.

Langkah yang diambil oleh perusahaan ini menurut saya sangat benar karena daripada membeli server baru, lebih baik perusahaan-perusahaan menyewa server secara virtual. Tak perlu keluar banyak biaya, menghemat biaya sampai 80 persen dan bebas biaya perawatan.Penghematan yang diperoleh jika menggunakan cloud computing adalah rak yang dipakai untuk server cukup 2 rak, sedangkan jika tidak menggunakan teknologi cloud computing, perusahaan butuh lebih 10 rak.

Selain itu, dari sisi biaya, jauh lebih murah. Perusahaan yang belum menggunakan teknologi ini harus membayar 2.000 dollar AS per bulan untuk sewa server, sedangkan yang memanfaatkan teknologi ini cukup membayar 40 dollar AS tergantung skalanya.

Source :

http://pusatteknologi.com/pengertian-manfaat-cara-kerja-dan-contoh-cloud-computing.html

https://basingna.wordpress.com/2013/04/05/jenis-layanan-cloud-computing/

http://cloudindonesia.com/cloud-computing-dan-contoh-penerapan-dalam-perusahaan/