TATA USAHA

TATA USAHA

Ditinjau dari asal katanya: “Tata Usaha” terdiri dari kata “Tata” dan “Usaha”, masing-masing memiliki perngetian: “Tata” adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan “Usaha” ialah energi/tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud/tujuan.

Jadi menurut arti kata, “Tata Usaha” ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

Dalam Kamus Bahasa Indonesia: “Tata Usaha” ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan “penata usaha ialah” orang yang menyelenggarakan tata usaha.

Tata usaha adalah adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996).

Sedangkan menurut Moch. Rifai (1987: 51) dalam Baharudin (2004: 215) administrasi tata usaha adalah salah satu kegiatan administrasi pendidikan di sekolah. Dalam bahasa Inggris istilah tata usaha di sebut dengan “clerical work” office menegement or recording and report system. Yang mengandung pengertian yaitu kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan, penmgumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membentu pimpinan dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.

Selanjutnya The Lian Gie (1974: 176) menambahkan bahwa pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan meliputi sebagai berikut:

1.      Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

2.      Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan alat tulis tentang keterangan-keterangan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan,.

3.      Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keteranagn-keterangan dengan maksud menyajikan bentuk yang lebih berguna

4.      Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan

5.      Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain.

6.      Menyimpan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang aman.

Menurut Prajudi Atmosudirjo (1976: 159) kegiatan ketatausahaan meliputi: Perencanaan, koordinasi, pengendalian, monitoring dan evaluasi kegiatan ketatausahaan dan administrasi.

Tugas-tugas tata usaha :

1.      Menyusun program kerja ketatausahaan atau administrasi kelancaran (bulanan,triwulan, semesteran dan tahunan) dalam rangka  kegiatan ketata usahaan/ administrasi;

2.      Melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan/dana, sarana, administrasi ketatausahaan, kepegawaian dan statistik sekolah, sesuai dengan petunjuk atau pedoman dan peraturan yang berlaku untuk mencapai tujuan pelayanan administrasi yang baik;

3.      Mengelola tugas rutin ketata usahaan, antara lain: surat menyurat,inventarisasi, dokumentasi atau agenda, pembukuan keuangan, administrai kepegawaian dan sarana; Mengatur dan mendokumentasikan presensi pegawai, penyajian data statistik, pembuatan laporan rutina atau insidental, dan menghimpun data administrasi sekolah;

4.      Pegawai tata usaha dan teknisi dalam kelancaran pelaksanaan tugas sesuai tanggungjawab masing-masing

Ciri-ciri Tata usaha :

A.    Bersifat pelayanan mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan agar pekerjaan-pekerjaan lain dapat berjalan lebih efektif (facilitating function –service work)

B.     Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi tata usaha diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi

C.     Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi tata usaha dilakukan oleh pejabat tertinggi sampai pegawai ditingkat bawah lainnya, bukan hanya menjadi tugas pokok dari sekelompok pegawai saja

D.    Tatausaha tidak dapat berjalan sendiri atau terlaksana dengan sendirinya. Semua pekerjaan perkantoran harus direncanakan, diatur, disusun, diarahkan, dikendalikan dan disempurnakan oleh seorang pejabat pimpinan yang memikul tugas manajemen

Menurut Soebroto (1972: 49) Kegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari :

Administrasi kepegawaian Buku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Penggunaan format ini sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai /guru berkelangsungan.

Berdasarkan ketentuan perundang–undangan yang Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan disediakan :

1.      File Guru dan pegawai(Dokumen guru dan pegawai) Merupakan kumpulan data / berkas-berkas masing – masing guru dan pegawai seperti SK. Pengangkatan pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah, dll. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.

2.      Buku induk guru dan pegawai Merupakan buku yang berisi data–data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yang ada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll.

3.      Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat )
          Merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai. Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dankenaikanberkala.

4.      BukuDP3 Merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll.

5.      Buku DUK Merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah.

6.      Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai Merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukan oleh masing–masing guru dan pegawai.

7.      Buku cuti pegawai dan guru Merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang mengajukan cuti.Contoh Cuti Melahirkan, Cutibesar dll.

8.      Buku mutasi pegawai Merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaat dari buku ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan / mutasian dll.

9.      Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai Merupakan buku yang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan / seminar. Manfaat dari buku ini untuk mengetahui berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai.

10.  Rencana pengembangan SDM Merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing- masing urusan yang ada disekolah,ini tertuang didalam RAPBS.

11.  Analisis kebutuhan guru Yaitu untuk mengetahui berapa jumlah guru yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan. (Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ).

source :

http://tata-usaha.blogspot.co.id/2010/06/pengertian-tata-usaha.html

http://administrasiperkantoran-suprihatin.blogspot.co.id/2013/03/administrasi-tata-usaha.html

http://diluarpengetahuan.blogspot.co.id/2015/05/peran-dan-ciri-tatausaha-dalam-perkantoran.html